Exo System
NEW MEDIA-CREATIVE
settembre 1992
Archivi ed informatica

L'invenzione del telefono fece pensare che la possibilità di parlare direttamente con un interlocutore, a qualunque distanza, avrebbe ridotto drasticamente gli spostamenti "fisici". I fatti dimostrarono che, invece, proprio grazie al telefono, la possibilità di fissare appuntamenti in tempo reale, senza ricorrere alla mediazione dei corrieri, incrementò notevolmente i flussi. Analogamente, la diffusione degli strumenti informatici ha portato all'utopia dell' "ufficio senza carta". In realtà, chi ha una stampante, soprattutto laser, sa che il consumo di carta è cresciuto in modo esponenziale rispetto ai tempi in cui su un foglio dattiloscritto si apportavano vari livelli di correzione. Tralasciando questo genere di utopia è, però, verosimile pensare di informatizzare grandi e piccoli archivi, riducendo al minimo la manipolazione dei documenti cartacei che, almeno per ora, sono, anche burocraticamente difficilmente sostituibili. Ogni utente di personal computer sogna di avere tutti i suoi documenti direttamente disponibili sul monitor, però, il più delle volte, la difficoltà nella messa a punto di un sistema hardware e software porta alla realizzazione di soluzioni parziali. Attualmente, sono disponibili sul mercato alcuni prodotti, funzionanti su personal computer, finalizzati alla gestione di medio-grandi archivi. Per comprendere meglio come possono essere strutturati è stato preso in esame GIADA della EXO system. GIADA (Gestione Interattiva Automatica Documenti e Archivi) è un sistema integrato di acquisizione,archiviazione e reperimento dati che, offrendo una soluzione completa, rende accessibile, anche agli utenti meno esperti, la gestione informatizzata degli archivi.

Caratteristiche di un sistema campione

Il sistema completo, hardware e software, ideato, come già evidenziato, per l'acquisizione, l'archiviazione e il reperimento di documenti, è denominato GIADAscan. Esso è basato sul software GIADA, costituito da un sistema integrato di lettura ottica e di archiviazione dei documenti,operante anche in reti locali miste composte di stazioni DOS, OS/2 e Macintosh. Ogni utente autorizzato può accedere alle informazioni che sono disponibili su una stazione collegata in rete mediante l'uso di password. I documenti reperiti possono essere visualizzati sul monitor in formato reale oppure essere stampati. Il software GIADA, operando con un'interfaccia a finestre particolarmente semplice, si dimostra di facile apprendimento. Esso permette l'archiviazione di documenti in forma compressa, il che consente un risparmio del 70% di spazio su disco rispetto alla reale dimensione del documento. Opzionalmente, è disponibile un modulo aggiuntivo di tipo OCR (Optical CharacterRecognition)per il riconoscimento dei caratteri acquisiti tramite lo scanner. è così possibile archiviare sia il documento immagine, sia il documento testo, rendendo praticabile la ricerca, oltreché tramite le parole chiave, anche sul contenuto informativo del documento stesso.

Le configurazioni

Il sistema GIADA è disponibile in diverse configurazioni, tutte basate su componenti standard e, quindi, di comprovata affidabilità. Questo è un aspetto interessante del sistema perché sottolinea come, rispetto ad alcuni anni fa, le macchine standard sono più potenti e flessibili, tanto da prestarsi anche ad usi specialistici. Per le stazioni adibite all'acquisizione dei documenti, dotate di microprocessori 80486, è prevista l'adozione di scanner ad alta velocità con ADF (Automatic document Feeder), cioè con un caricatore automatico di fogli, e di schede per la compressione dei dati. I documenti così acquisiti vengono memorizzati su dischi ottici, eventualmente gestiti tramite appositi juke-box nei casi in cui sia necessario disporre di più dischi in linea contemporaneamente. Le stazioni dedicate alla sola consultazione possono essere costituite da elaboratori basati su CPU 80386, i quali, anche se meno potenti di quelli con 80486, sono comunque in grado di supportare agevolmente le attività di "desktop automation". Ciò, grazie alle funzioni di importazione e di esportazione dati del software GIADA, favorisce l'integrazione tra i propri elaborati e le informazioni contenute nei documenti archiviati, sempre accessibili tramite apposite password che garantiscono la riservatezza delle informazioni stesse.

A chi può servire

Definire un utente tipo di questi sistemi non è possibile perché, potenzialmente, chiunque abbia la necessità di organizzare un archivio può trarre utilità da un insieme hardware e software come GIADA. La semplicità dell'interfaccia adottata, che fa uso di icone autoesplicative, facilita la personalizzazione di un data base anche da parte di persone non specializzate. Inoltre, alcuni fattori hanno reso possibile l'elevato livello di efficienza di questo prodotto. I supporti ottici hanno contribuito in modo determinante alla realizzazione di sistemi, come quello preso in considerazione, che consentono la gestione contemporanea di testi e di immagini. Grazie alla loro capacità si possono archiviare migliaia di pagine in formato A4 su un singolo disco. Anche l'avvicinamento del mondo DOS al mondo Macintosh, con lo sviluppo del l'interfaccia Windows, ha avuto notevoli ricadute positive, sia in termini di facilità d'uso, sia in termini di compatibilità tra i due ambienti operativi. Infatti, GIADA è stato pensato per funzionare in reti miste. Per concludere, è necessario sottolineare che l'adozione, nel sistema GIADA, di macchine standard implica la possibilità di acquistare solamente il software utilizzando le stazioni già disponibili. Questo tipo di soluzione può spingere anche singoli utenti all'utilizzo di tale ambiente operativo.

M.Giordani