Exo System
Applicando
febbraio 1994
Mac gestisce il Prof

Da sempre, nelle scuole, la stesura dell'orario delle lezioni ne ha ritardato il regolare inizio; oggi, mediante un innovativo programma per Macintosh, gran parte dei problemi vengono risolti rendendo la compilazione più facile e veloce. EXOr, la Gestione Interattiva degli orari delle lezioni, è il primo sistema per la preparazione delle tabelle di orari e degli archivi Corsi-Professori veramente completo, che consente l'assoluto controllo sull'impostazione dell'orario, liberando l'utente dalla necessità di effettuare le consuete verifiche incrociate necessarie per evitare conflitti fra aule, corsi e professori. Mac a scuola Macintosh è sempre più presente nelle scuole, sia come ausilio didattico, sia come sostituto dei ben più noti PC Ms-Dos negli ambienti amministrativi della scuola, ed è proprio qui che può fornire un validissimo ausilio agli operatori delle segreterie impegnati ogni anno nella stesura degli orari scolastici. II programma in esame si chiama EXOr, è prodotto dalla EXO System di Roma, software house nota per aver realizzato numerosi altri programmi di utilizzo generale per gli elaboratori della mela iridata. L'applicazione permette la compilazione assistita degli orari unitamente alla gestione e al mantenimento di archivi relativi a corsi, professori e aule, senza alcun limite al loro numero, dipendendo quest'ultimo solo dalla particolare configurazione di Macintosh a disposizione.

Gli archivi di base di EXOr

Una potente ed efficace base di dati relazionali costituisce il cuore di EXOr; corsi e professori sono mantenuti in archivi relazionati fra di loro, permettendo di associare ad esempio una serie di professori a un determinato corso, o una serie di corsi a un determinato professore. Si potrà in questo modo, dato il nome di un corso, risalire immediatamente ai professori e ai loro dati anagrafici o di attività. L'obiettivo più importante della gestione degli archivi è tuttavia finalizzato alla produzione dell'orario; una volta inseriti i nomi dei professori, dei corsi e delle sezioni (o aule per la versione universitaria), è possibile definire l'orario su uno qualsiasi dei prospetti disponibili; in questa fase infatti vengono automaticamente controllati i conflitti in cui si potrebbe facilmente incorrere durante la compilazione manuale, impedendone così la errata generazione. Questo è il significato di preparazione "assistita": l'elaboratore assiste l'utente supervisionando la stesura e impedendo la presenza di indesiderati conflitti, ad esempio l'inserimento di un professore non disponibile a una certa ora, o la sua duplicazione in più di una classe alla stessa ora. è possibile ovviamente indicare all'elaboratore i vincoli a cui ci si dovrà attenere durante la stesura: ad esempio, un professore che insegna in più istituti non sarà disponibile in determinati giorni in alcune ore. Questo viene indicato mediante i cosiddetti vincoli utente. I vincoli sono predefinibili sui professori, sui corsi o sulle classi (sezioni o aule); allo stesso modo di un professore, infatti, potremo prevedere l'indisponibilità di una aula o di un laboratorio in determinate ore della settimana. L'impostazione dei vincoli Prima di procedere alla generazione dell'orario, occorre impostare (se desiderato) 2 vincoli che dovranno essere rispettati. L'impostazione è facilitata da efficaci pannelli autoesplicativi; una volta richiesta l'immissione dei vincoli, basta infatti deselezionare con il mouse le ore in cui non è ammissibile l'inserimento di un determinato professore, di un corso o di un'aula nella tabella dell'orario.

La mancata presenza di un segno di spuntatura (&127) indicherà quindi l'impossibilità di effettuare l'immissione in quella determinata ora durante la fase di stesura orario. L'impostazione dei vincoli è facoltativa (ma comunque utilissima in fase di stesura). Infatti la definizione di default, cioè quella presente all'attivazione del programma, è la disponibilità in tutte le ore della settimana dell'elemento scelto (cioè tutte le ore spuntate). La visualizzazione delle tabelle di orario Tutte le tabelle visualizzabili e stampabili sono l'esatta riproduzione dei moduli prestampati adottati negli istituti scolastici, quindi a stesura completata questi ultimi saranno sostituiti definitivamente da quelli prodotti con la stampanti. Le tabelle di orario sono infatti visibili a schermo esattamente come vengono stampate, sono configurabili a piacimento dall'utente, il quale potrà interagire con esse impostando i dati relativi a ogni casella con l'aiuto del mouse e della tastiera, e servendosi delle particolari funzioni di EXOr che permettono di ottenere aiuti o controlli sull'impostazione effettuata. EXOr è inoltre compatibile con tutti gli schermi a pagina piena o doppia pagina; utilizzando uno di questi schermi avremo la possibilità di visualizzare tutta la tabella in formato reale. La possibilità di effettuare Zoom sulla tabella permette comunque di averne una visione globale anche se si dispone solo dello stesso schermo del Macintosh SE o Plus. I diversi prospetti disponibili sono interdipendenti fra loro in maniera completamente automatica; potremo infatti effettuare l'inserimento sul piano globale delle classi per poi ottenere automaticamente la stesura sul prospetto globale dei professori, o l'orario di un singolo professore o di una singola classe. Impostando invece l'orario sul piano globale dei professori, otterremo automaticamente quello delle classi. Le tabelle di orario sono visualizzabili per Corsi, per Professori, per Aule e per Corsi di Laurea o Sezioni, ovviamente a seconda della configurazione di EXOr acquistata (scuole medie, superiori o Università). La stesura dell'orario Le tabelle visualizzate permettono tutte l'inserimento o la modifica dei dati impostati in ciascuna casella ed EXOr consente di gestire la stesura dell'orario indifferentemente su ognuno dei possibili modi di visualizzazione. Infatti ogni tabella collegata a quella gestita direttamente verrà aggiornata automaticamente con le immissioni effettuate.

Un esempio

Come prova è stata utilizzata la versione di EXOr per gli Istituti superiori, ma il discorso è analogo per le altre versioni, nelle quali cambia solamente il tipo di visualizzazione del prospetto. Supponiamo di effettuare una stesura sul prospetto globale per classi, e di impostare la presenza del Professor Rossi che insegna Scienze, alla seconda ora del lunedì nella classe prima C. Automaticamente la tabella di orario relativa al professore Rossi verrà aggiornata da EXOr con una immissione alla seconda ora del lunedì. Nel suo prospetto personale quindi, verrà riportato il corso e la classe impegnata per l'ora in esame. Ciò può essere rapidamente verificato richiedendo la tabella di orario personale del professor Rossi. Appare evidente che l'inserimento del professor Rossi in un'altra sezione sempre alla seconda ora del lunedì sarà impedito e si avrà la possibilità di conoscere automaticamente i nomi dei professori che risultano liberi per l'ora in esame. Premendo il pulsante Info è possibile poi conoscere la causa che ha generato il conflitto; nel caso in esame si tratta della violazione di un vincolo di base, cioè dell'impossibilità del professore di trovarsi in più classi contemporaneamente.

Configurazioni disponibili

EXOr viene distribuito in tre diverse versioni, rispettivamente per Scuole medie, Istituti superiori o professionali e Università. Ciascuna versione è stata realizzata con la consulenza di specialisti operanti nei diversi settori della generazione di orari ed è stata sperimentata in diversi istituti prima di essere rilasciata a livello di applicazione commerciale. La versione disponibile per le Università è ad esempio correntemente adottata presso la facoltà di Ingegneria dell'Università di Roma, che ha fornito una indispensabile opera di consulenza durante lo sviluppo.