Exo System
FREE SOFTWARE
febbraio 1992
GIADAscan di Exo system

Il suo nome è GIADA, un bell'acronimo dietro il quale si cela un programma dalle caratteristiche molto importanti per parecchie categorie professionali: gestione interattiva e automatica di documenti e archivi. Il problema dell'archiviazione dei documenti è tra i più sentiti dalI'utenza aziendale e professionale. Si va verso l'ufficio elettronico, con la maggior riduzione possibile dei supporti cartacei. I vantaggi sono intuibili, ma occorrono strumenti e programmi molto potenti per mettere in essere un archivio elettronico. I documenti devono essere trasformati, mediante uno scanner o battitura diretta, in formato digitale e quindi archiviati in modo da essere gestibili nel migliore dei modi. GIADA è uno dei più completi programmi oggi in commercio per il controllo dei dati presenti nei documenti redatti con un qualsiasi word processor disponibile su Macintosh. è costituito da un sistema di archiviazione dei dati puramente relazionale, che consente di collegare logicamente i campi di diversi archivi e di effettuare operazioni logiche (and, or, not) fra le tabelle presentate per mezzo delle classiche finestre Macintosh. Le informazioni memorizzabili vengono suddivise in varie categorie: date, numeri, alfanumerici, immagini. Uno dei vantaggi di GIADA, rispetto ai sistemi di information retrieval di vecchia concezione, è che permette la suddivisione delle informazioni in sottosistemi. Per capirci meglio facciamo un esempio. Supponiamo di voler gestire il reperimento di informazioni relative a documenti contenenti articoli redatti da più autori su argomenti diversi. In questo caso ogni documento presenterà una serie di informazioni che può essere suddivisa in tre categorie: nomi di autori, argomenti trattati, vocaboli generici.

Queste tre classi rappresentano sottosistemi di un insieme del tutto generico: i vocaboli che compongono tutti i documenti. Si avranno in questo caso a disposizione due tabelle per i nomi e gli argomenti, e una terza tabella che contiene i vocaboli dei documenti che non si possono classificare a priori. Una quarta tabella riporterà informazioni relative ai documenti già archiviati. A ogni riga delle tabelle corrisponde una scheda, che permette di memorizzare le informazioni principali e anche notizie aggiuntive (come i dati anagrafici di un autore, per esempio). Questa è grosso modo la "gabbia" in cui opera GIADA. L'analisi dei documenti avviene in maniera completamente automatica grazie a un potente sistema di indicizzazione che collega i vocaboli trovati nei documenti con una specifica classe predefinita. Gli altri termini vengono inseriti nell'archivio dei Vocaboli generici, un file che diventa sempre più vasto via via che aumentano i documenti indicizzati. Il programma, in una prima fase, procede a esplorare i documenti da archiviare, quindi richiede alcuni parametri che si possono variare a seconda delle necessità. Viene chiesto, per esempio, qual è il numero di caratteri minimo che una parola dovrà contenere per essere indicizzata. Se i documenti sono stati realizzati con particolari criteri, si può effettuare un'indicizzazione intelligente, risparmiando così tempo. Basta conoscere a priori i vocaboli da indicizzare e comunicare a GIADA di considerare soltanto le parole precedute da un simbolo convenuto. Una volta effettuata l'archiviazione dei documenti è disponibile un'opzione che consente di individuare in maniera istantanea i testi che soddisfano i requisiti voluti. In una finestra di dialogo si può impostare una ricerca per estrarre tutti i documenti che contengono, per esempio, le parole Telecomunicazioni, Ibm ma non Olivetti. GIADA, come già accennato, interagisce con tutti i word processor dell'ambiente Macintosh, ed è quindi in grado di aprirli nel loro formato originale. Tra i punti chiave dell'innovazione in GIADA va sottolineata l'interattività fra base-dati e sistema di reperimento di informazioni. Mediante il programma della Exo Systems si possono quindi gestire dati archiviabili manualmente e ottenere report, stampe e selezioni delle informazioni nella maniera desiderata. Si possono inoltre gestire documenti mediante indicizzazione totale o contestuale, con l'opportunità di individuare in essi particolari classi di dati.